Se isso soa como você e você gosta de ser o candidato em qualquer situação, continue lendo abaixo para descobrir o que esse papel realmente implica e como você pode criar um currículo ideal para gerente de escritório.
1. Pesquise a Profissão
Se você deseja seguir uma carreira nesta profissão, é importante descobrir quais serão suas responsabilidades e em que tipo de ambiente de trabalho você se encontrará, bem como se possui o que é preciso.
Descrição do trabalho
Os deveres de um gerente de escritório variam muito, mas são os principais responsáveis pela organização e supervisão do trabalho da equipe do escritório. Eles garantem que tudo corra bem, incluindo a limpeza das instalações, os níveis de suprimento de material de escritório e o planejamento de eventos de fornecedores e reuniões anuais.
Entre muitas outras tarefas, os gerentes de escritório são geralmente responsáveis por:
- Organização e manutenção dos calendários da empresa, que envolverão o agendamento de reuniões para funcionários de nível executivo, bem como eventos de calendário para todo o escritório.
- Organização e gerenciamento de correspondência dentro e fora do escritório, incluindo correio e pacotes importantes. Isso também envolverá o tratamento de encomendas ou reclamações ausentes em nome do pessoal do escritório.
- Coordenar acordos de transporte e acomodação para executivos de negócios em qualquer viagem relacionada ao trabalho.
- Manutenção do estoque de artigos de papelaria e decoração do escritório.
- Supervisionar e monitorar o trabalho da equipe administrativa, incluindo secretárias e trabalhadores de escritório. Oferecer orientação e delegar tarefas sempre que necessário.
- Gerenciar orçamentos para compras em escritórios, encapsulando qualquer coisa, desde estacionário, café e chá até manutenção e gastos com TI.
- Auxiliar na preparação e execução de reuniões do conselho, incluindo a criação e distribuição de agendas, bem como a tomada de minutos.
- Gerenciamento do papel e do sistema de arquivamento online para garantir que todos os documentos sejam salvos corretamente.
- Desenvolvimento de procedimentos e implementação de novos sistemas para todo o pessoal seguir.
- Ajudar os novos funcionários a se instalarem e realizarem parte da indução, fornecendo a eles o equipamento necessário para realizar seu trabalho.
- Organização de testes regulares para equipamentos elétricos.
- Coordenação e planejamento de eventos para toda a empresa, como festas de Natal, bailes anuais, etc.
- Preparando apresentações ou cartas para gerentes e executivos da empresa.
Habilidades e Qualidades Essenciais
Para ser um gerente de escritório bem-sucedido, existem certas habilidades e qualidades que você precisa ter. Eles geralmente incluem o seguinte:
- Habilidades de comunicação: como você estará lidando com uma grande quantidade de pessoas, de colegas de trabalho a gerentes, clientes e fornecedores, precisará ser capaz de se comunicar efetivamente entre todos.
- Atenção aos detalhes: você deve poder analisar tudo e garantir que não esteja cometendo erros descuidados. A atenção aos detalhes é essencial ao trabalhar em relatórios e documentos importantes.
- Habilidades de liderança: como você ficará encarregado de coordenar a equipe administrativa, precisará das principais habilidades de liderança para delegar e dirigir.
- Habilidades analíticas: você será responsável pelos orçamentos e pela manutenção, o que significa que você poderá julgar onde a empresa está gastando demais e o que você pode fazer para reduzir custos e economizar dinheiro.
- Habilidades organizacionais: você precisará passar de várias tarefas diferentes e deve manter tudo em ordem enquanto realiza várias tarefas.
- Habilidades de TI: você precisará ter grande conhecimento e prática do uso do Microsoft Office Suite e do Outlook.
- Habilidades interpessoais: um gerente de escritório deve ter a capacidade de conversar sem esforço entre pessoas de todas as esferas da vida; deve ser um personagem acessível e amigável.
- Habilidades de gerenciamento de tempo: como gerente de escritório, você não estará apenas gerenciando sua própria agenda, mas a de outros, e é por isso que você precisa de uma ótima gestão de tempo. Você deve trabalhar com sua programação diária e realizar suas tarefas em tempo hábil.
- Habilidades para resolver problemas: como você será responsável por garantir o bom funcionamento do escritório, precisará pensar em seus próprios pés e encontrar soluções - rápido!
Horário de trabalho e condições
Se você procura um período de 9 a 5 horas, esta profissão na recepção é ideal para você! Você normalmente trabalha uma semana de 35 a 40 horas, incluindo uma pausa para o almoço de uma hora. Haverá ocasiões em que você poderá fazer horas extras, mas isso dependerá da organização em que você estará trabalhando. É importante manter a flexibilidade no caso de uma emergência de última hora, para que você seja responsável pelo manuseio. Afinal, você é a pessoa mais procurada no escritório!
Perspectivas Salariais
Como em qualquer outra função, o salário varia de empresa para empresa, dependendo da experiência anterior, qualificações e localização. No entanto, o salário médio de acordo com o PayScale, nos EUA, é de US $ 46.156 e £ 24.327 no Reino Unido. Obviamente, haverá espaço para progressão quando você tiver mais experiência no cargo e esperar um aumento salarial ano após ano.
2. Obtenha as qualificações
Para trabalhar em uma posição de gerenciamento de escritório, você precisará de pelo menos um diploma do ensino médio, incluindo os níveis A em matemática, inglês e negócios. Geralmente, é aconselhável obter um diploma de bacharel ou equivalente em estudos de negócios, administração de empresas, contabilidade ou gerenciamento de recursos humanos, o que dará uma imagem clara de como a organização funcionará como um todo.
Como alternativa, você pode concluir as certificações de gerenciamento; a Associação Internacional de Gerenciamento de Instalações oferece o CFM (gerente de instalações certificado) para aqueles que desejam se tornar gerentes. Se você decidir se tornar um membro ativo, precisará passar em um exame e concluir atividades educacionais a cada três anos.
3. Consiga seu primeiro emprego
Sem alguns anos de experiência em uma função administrativa, é altamente improvável que você pule diretamente para a posição de gerente de escritório. Em vez disso, você precisará ter um histórico comprovado de gerenciamento de tempo, habilidades de liderança e funções gerais de escritório - todos os principais componentes do currículo ideal para gerente de escritório.
Um estágio seria um bom ponto de partida para um pesquisador de emprego que busca uma posição sem nenhum ensino superior. Isso permitirá que você obtenha experiência prática de trabalho em um ambiente de escritório e provavelmente levará a uma posição de período integral.
Como alternativa, você pode se candidatar a funções de assistente administrativo, onde ajudará o gerente do escritório nas tarefas diárias, permitindo que você suba a carreira na sua organização.
4. Desenvolva sua carreira
Para se tornar um gerente de escritório, você provavelmente já terá vários anos de experiência em seu campo relacionado, antes de avançar para o nível de gerente.
Quando você está nessa posição, no entanto, ainda existem oportunidades para um crescimento maior. Você pode assumir mais responsabilidades e gerenciar uma equipe maior, um escritório adicional ou trabalhar em uma posição de nível mais sênior. Por exemplo, você pode passar do gerenciamento da equipe de conteúdo para toda a divisão de marketing.
Se você acha que tem o necessário para gerenciar uma equipe de maneira eficaz e dar uma contribuição real a um escritório e aos processos, uma carreira como gerente de escritório é ideal para você. Você não apenas verá os resultados físicos do seu trabalho duro, mas também terá relacionamentos significativos no processo.
Você é um assistente administrativo que deseja se tornar um gerente de escritório? Nesse caso, informe-nos quais etapas você está tomando para alcançar suas metas na seção abaixo.
