Dê Notificação Suficiente
De acordo com a Universidade da Califórnia, você pode repreender um funcionário inadimplente, informando o memorando de que seu desempenho não atende a algum componente esperado. Você pode fazer essa repreensão se o trabalhador não mostrar uma alteração após o treinamento informal de supervisão para ajudá-lo a melhorar o desempenho necessário. O aviso poderá servir posteriormente como a documentação necessária para você demitir um funcionário se ele ou ela não conseguir manter o emprego depois que todas as etapas legais estiverem esgotadas.
Especifique o curso de ação
Faça referência ao memorando como um memorando disciplinar para evitar problemas legais com os sindicatos posteriormente. Indique claramente o motivo para escrever o memorando. Lembre-se de incluir as respostas do funcionário no memorando, mas evite se concentrar na resposta dele. Em vez disso, concentre-se em reafirmar a política ou procedimento no memorando. Ao declarar o que você espera do seu funcionário, você evita tomar medidas disciplinares se o trabalhador estiver em conformidade com as regras. Em muitas situações, seria ilegal distribuir disciplina sem seguir outros procedimentos ou canais.
Manter a privacidade
Trate os memorandos como assuntos pessoais e confidenciais. Certifique-se de fornecer apenas ao funcionário envolvido. Se possível, você também deve fornecer uma cópia para seus representantes sindicais e manter outra cópia no arquivo pessoal do funcionário para referência futura. No entanto, você deve verificar com os organizadores do sindicato de sua operação se precisar manter provas de tais conversas ou reuniões. Eles podem solicitar uma disposição legal que permita que o cliente grampeie uma resposta por escrito ao memorando antes de enviá-lo.
Use palavras significativas
Na sua comunicação, use palavras poderosas que se refiram a uma reprimenda ou notificação formal por escrito. Especifique se você está acusando o funcionário de incompetência, insubordinação, má conduta ou negligência de dever. Essas são frases sérias que você pode usar durante procedimentos disciplinares oficiais se sua demissão de um funcionário for contestada posteriormente. Se o seu memorando contiver muitos eufemismos, convém convencer um comitê disciplinar de que a ofensa que o funcionário cometeu justificou a demissão. Você deve indicar o erro sem reduzir as palavras. Você pode indicar que uma determinada ação seria tomada se o funcionário não cumprir as regras ou o curso de ação acordado.
Escrever um memorando elimina o risco de uma ação civil e atua como um lembrete para ambas as partes sobre os problemas acordados. Comparado às reprimendas verbais, os memorandos podem ser úteis onde é necessária prova. Eles também são mais formais e o modo padrão de comunicação no ambiente de escritório.