Como melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo

Você costuma se estressar no trabalho e apenas desejando que houvesse mais horas no dia? Você consegue marcar uma tarefa da sua lista, apenas para adicionar mais cinco à sua pilha interminável de tarefas?

Se você pode se relacionar, veio ao lugar certo.

No ambiente de trabalho acelerado de hoje, é fácil nevar sob cargas de trabalho empilhadas, sem luz no fim do túnel para ser vista. É aqui que entram em jogo as habilidades eficazes de gerenciamento de tempo, e é por isso que criamos esta lista de dicas para ajudá-lo a trabalhar de forma mais produtiva e eficiente.

Como diz o ditado antigo: trabalhe de maneira mais inteligente, não mais.

Veja como melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo!

1. Limpe a desordem

Com todas aquelas pilhas de papel, encontrar qualquer coisa seria um milagre. É hora de limpar a bagunça, organizando e arrumando sua mesa - e redescobrindo a aparência de uma mesa organizada no processo. Isso efetivamente evitará que você se distraia facilmente com o ambiente e o ajudará a realmente começar a trabalhar. Também eliminará o tempo necessário para procurar documentos importantes extraviados. Para conseguir isso, uma boa idéia seria criar um sistema de arquivamento para si ou uma planilha com todos os seus projetos em andamento e pendentes.

2. Escreva

Muitos de nós somos culpados de pensar demais, e isso sempre acontece quando tentamos focar em uma coisa simples. Por exemplo, você pode estar trabalhando em um relatório de orçamento quando, de repente, começa a pensar sobre o que deve cozinhar para o jantar ou como deve começar a organizar sua apresentação. A melhor coisa a fazer é escrever esses pensamentos em seu diário - isso ajudará você a descarregar as informações do seu cérebro e voltar ao seu trabalho, melhorando efetivamente a eficiência do seu trabalho no processo.

3. Crie uma lista de tarefas

Comece sua semana criando uma lista de todos os itens que você precisa realizar na sexta-feira à tarde. Isso ajudará você a criar um plano de ação para cada dia, permitindo tempo para alterações ou emergências de última hora.

4. Priorize

Muitas pessoas se vêem lutando com suas cargas de trabalho quando deixam de priorizar tarefas. É importante identificar qual é a principal prioridade e lidar com essas tarefas primeiro. Você pode até considerar o uso de um sistema de números ou cores para acompanhar tudo.

5. Crie uma programação

Agora que você se tornou um especialista em fazer listas de tarefas, é hora de começar a marcar itens. Uma ótima maneira de fazer isso é dar a si mesmo um tempo alocado para concluir cada item e, geralmente, criar um cronograma para ajudá-lo a acompanhar as coisas. Convém também definir um lembrete para você 15 minutos antes da tarefa aparecer na tela do computador.

6. Divida as tarefas

Algumas tarefas são realmente difíceis de enfrentar de frente, por isso, muitas vezes, as colocamos em segundo plano e as negligenciamos. Se você estiver fazendo isso, por que não considerar dividir a tarefa em pequenas tarefas? (Lembre-se de concluir um projeto antes de passar para o próximo!)

7. Plano de interrupções

Vamos ser sinceros: as coisas nem sempre são planejadas, especialmente quando você está trabalhando em um ambiente ou indústria movimentada, onde projetos ou problemas de última hora podem surgir da madeira. Lembre-se de levar tempo no seu dia para essas interrupções, como reuniões noturnas ou longas chamadas de clientes.

8. Chamadas telefônicas com tela

Certos locais de trabalho não concordam com isso, mas se você estiver extremamente ocupado e estiver trabalhando em um prazo apertado para um projeto importante, a última coisa que você precisa é que seu cliente favorito (mas muito falador) ligue para você e atrapalhe seu dia . Nesse caso, tente rastrear suas ligações em busca de emergências e verifique suas mensagens de voz apenas depois de marcar a tarefa em mãos na sua lista.

9. Evite multitarefa

Alguns trabalhadores e até chefes acreditam que a multitarefa é uma maneira eficaz de fazer as coisas, mas, na realidade, apenas divide sua atenção entre várias coisas diferentes. Isso geralmente leva a erros descuidados e mais tempo gasto pulando de um trabalho para outro, tentando lembrar o que você já concluiu.

10. Faça pausas

Embora você possa pensar que é um ninja profissional que pode passar um dia de oito horas sem fazer uma pausa na tela do computador, está esquecendo que, gostando ou não, sua capacidade de se concentrar sofrerá. Houve uma série de pesquisas sobre o assunto, todas chegando à mesma conclusão: fazer pausas frequentes no trabalho é bom para você, enquanto você também notará um aumento na resistência e uma diminuição nas dores.

11. Estabeleça metas pessoais

Ao estabelecer objetivos pessoais, você se tornará mais eficiente e desenvolverá melhores habilidades de gerenciamento de tempo. Isso pode ser alcançado definindo prazos ou tarefas adicionais a serem concluídas para provar seu valor na empresa e como você merece a próxima promoção. Seja o que for, você se sentirá satisfeito quando atingir seu objetivo.

12. Aprenda a dizer 'não'

Um exemplo de gerenciamento de tempo ruim é dizer "sim" a tudo, mesmo quando você sabe que não pode concluir as tarefas adicionais no horário normal de trabalho. Se você se encontra fazendo isso e fica até tarde todos os dias para terminar seu trabalho, é importante que você aprenda a começar a dizer "não" às vezes. Caso contrário, você acabará comprometendo a qualidade do seu trabalho.

13. Recompense-se

Quando você realizar algo grande, por que não celebrá-lo, aproveitando um bom almoço, uma xícara de café ou até uma bebida atrevida com seus colegas depois do trabalho. Não tire vantagem e faça isso todos os dias para cada pequena coisa, pois você acabará gastando mais tempo comemorando do que realmente concluindo suas tarefas. Lembre-se: tudo com moderação!

14. Obtenha ajuda técnica

Se você é um nerd de tecnologia, por que não obter ajuda de alguns aplicativos confiáveis? Existem vários aplicativos de gerenciamento de tempo por aí que podem ajudar a aumentar a produtividade e garantir que você esteja fazendo o que precisa ser feito. Alguns dos melhores são RescueTime e Toggl.

15. Nunca pare de aprender

É fácil manter o que você sabe, porque você sabe que ele já funciona, mas não deve se impedir de aprender coisas novas. Seu gerente pode lhe dar conselhos sobre como gerenciar melhor seu tempo; não ignore esse insight valioso! Quem sabe? Eles podem oferecer conselhos sólidos que você, por sua vez, pode transmitir aos seus colegas!

O desenvolvimento de excelentes habilidades de gerenciamento de tempo não acontecerá da noite para o dia, mas se você continuar praticando essas dicas, poderá desfrutar de um dia de trabalho muito mais eficaz e sem estresse.

Você já lutou com a administração do tempo no passado? Em caso afirmativo, deixe-nos saber o que você fez para melhorar nesta área na seção de comentários abaixo…

Enquanto isso, não se esqueça de verificar quais outras habilidades profissionais são importantes no local de trabalho e em toda a sua carreira!

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