Para que as equipes operem com eficiência, é importante desenvolver o ambiente certo para funcionar, além de fornecer as ferramentas e os recursos certos. Para ajudar a esclarecer e definir que tipo de ambiente deve ser, compilamos alguns dos pontos mais essenciais a serem considerados ao tentar promover a colaboração em equipe, incluindo dicas sobre liderança, cultura e engajamento.
Portanto, da próxima vez que você precisar reunir as pessoas e fazê-las fornecer resultados, é isso que você deve ter em mente.
1. Utilize a tecnologia
Em um local de trabalho em rápida evolução, os recursos tecnológicos estão cada vez mais desafiando as normas tradicionais dos escritórios; um exemplo é como os membros da equipe podem manter-se a par de onde estão atualmente na linha do tempo do projeto.
Anteriormente, isso poderia exigir uma reunião de equipe, mas, à medida que as equipes de projeto se dispersam fisicamente, isso não é mais tão prático; não é realista, por exemplo, esperar que Jane, a designer gráfica, voe para o escritório de Nova York toda manhã de sexta-feira pelos próximos dois meses apenas para demonstrar seus projetos mais recentes.
Portanto, é importante investir em ferramentas de colaboração eficazes. Com o uso adequado de um espaço de trabalho on-line, como uma plataforma ou aplicativo em nuvem adequado, Jane pode enviar um documento em tempo real para um site ou local central e obter feedback rapidamente, permitindo uma maneira mais fluente e eficiente de trabalhar. Ele também nega o desperdício de horas em uma sala de reuniões abafada que poderia ser melhor aproveitada na frente da tela do computador.
Obviamente, essa não é uma solução completa; Às vezes, é preferível fazer um brainstorming pessoalmente e também é pertinente considerar problemas de segurança, como permissões de arquivo e transferências de dados. Mas no grande esquema das coisas, o uso correto de ferramentas de tecnologia pode ter um impacto monumental na colaboração, criando maneiras simples e eficazes para que todos estejam continuamente sincronizados.
2. Garanta que a comunicação seja universal
A comunicação é um componente fundamental do trabalho em equipe e, sem ela, qualquer projeto está fadado ao fracasso. Isso não significa apenas enviar muitos e-mails ou insistir em teleconferências diárias; a comunicação é tanto sobre quem diz o quê quanto com que frequência é dita.
Por exemplo, se uma voz é constantemente ouvida acima de outras, ou certos membros não estão se esforçando em termos de idéias e contribuições, é improvável que sua equipe esteja maximizando todo o seu potencial. É por isso que é importante que cada membro da equipe faça parte da conversa e que, independentemente de sua função ou de sua "classificação" na hierarquia, eles sejam ouvidos. Afinal, um dos maiores benefícios do trabalho colaborativo é que há uma variedade de conhecimentos e pontos de vista disponíveis imediatamente, então por que desperdiçá-los?
Incentive constantemente as pessoas a falarem e promoverem um ambiente em que se sintam confortáveis em fazê-lo; caso contrário, não é uma colaboração, mas apenas uma pequena porcentagem do grupo dizendo a todos os outros o que fazer.
3. Crie responsabilidade
Com isso em mente, ainda é importante que todos na equipe saibam onde estão; em qualquer ambiente, a colaboração só é eficaz quando cada membro conhece seu papel. Atribuir determinadas tarefas a certos indivíduos significa que o trabalho não está sendo repetido, o tempo não está sendo desperdiçado e há responsabilidade por cada parte do projeto - e isso deve ser uma prioridade para os gerentes de projeto.
Na mesma linha, também é necessário estabelecer metas; para alcançar o progresso, o progresso deve ser mensurável, afinal. Isso também ajuda na colaboração porque, quando todos sabem que direção devem seguir, não há falta de clareza ou procrastinação; existe um propósito claro no que precisa ser feito.
Lembre-se: embora possa parecer contraproducente à inovação, ficar de olho no que sua equipe está fazendo e atribuir tarefas adequadamente pode realmente ter o efeito oposto. Quando as pessoas sabem qual é o objetivo final, é mais fácil trabalhar em conjunto para alcançá-lo.
4. Envolva seus funcionários
A colaboração funciona melhor quando os membros da equipe são apaixonados pelo projeto e desejam comprometer sua energia criativa. Afinal, é improvável que funcionários desmotivados que não tenham nenhum tipo de entusiasmo ou motivação contribuam muito.
É por isso que o envolvimento dos funcionários é tão importante. Embora geralmente seja percebido como parte de uma estratégia mais ampla de gerenciamento e RH, seu efeito no contexto de uma equipe de projeto é mais imediato; em muitos casos, isso pode prejudicar o sucesso do projeto.
Obviamente, se você estiver trabalhando com um cliente interessante, é mais fácil conseguir harmonia. Mas se for difícil vender em termos de escopo, linha do tempo ou qualquer outro fator prejudicial, talvez seja necessário ser criativo. É aqui que suas habilidades de liderança são mais necessárias; manter as pessoas motivadas é o que separa um bom gerente de projetos de um medíocre.
5. Verifique se o navio está sendo dirigido
Trocar informações, idéias e opiniões é realmente o sinal de uma colaboração saudável da equipe. Mas, em termos de um projeto que estabeleceu metas e objetivos, também precisa haver uma figura no comando que tome decisões quando as opiniões se chocam ou as ideias competem; caso contrário, as pessoas simplesmente pisarão no pé uma da outra.
Isso pode ser uma tarefa complicada, pois você não apenas precisa escolher o melhor curso de ação, mas também equilibrar o elemento humano. Se o Membro X apóia sua própria idéia, mas você decide seguir a sugestão do Membro Y, como isso afetará os relacionamentos no futuro? Embora isso não deva ser um problema em uma equipe profissional, as pessoas sempre responderão de maneira diferente a determinados cenários.
O importante, porém, é lembrar que a colaboração não faz sentido se não avançar algo. Debater a melhor maneira de proceder, por exemplo, pode se tornar um atoleiro, se não houver alguém lá para traçar uma linha. Desde que você explique às pessoas por que a ideia delas não é viável e você permanece aberto e encorajador, isso não deve causar problemas e também não deve sufocar o espírito colaborativo.
6. Seja diverso
Colocar seis pessoas em uma sala que pensam exatamente da mesma maneira e pedir que apresentem uma solução para um problema pode gerar uma resposta rápida e eficiente - mas isso não significa necessariamente que pode ser o melhor. É por isso que, ao selecionar uma equipe, você deve tentar explorar o maior número possível de áreas de especialização e conhecimento.
Quanto mais perspectivas você tirar, mais inovadoras e perspicazes as soluções serão. Simplesmente criar uma câmara de eco para as mesmas idéias e maneira de pensar é a antítese da criatividade. Portanto, retire-se de pessoas com mentalidades, origens e experiências diferentes e forneça a elas uma plataforma na qual todos possam aplicar seus pensamentos de maneira igual e eficaz.
A colaboração da equipe é de vital importância. Ela promove a inovação, aumenta a eficiência e promove a prestação de contas, que são os principais impulsionadores de uma organização bem-sucedida. Criar o ambiente no qual ela pode prosperar, no entanto, requer planejamento, conscientização e liderança forte.
Felizmente, este artigo demonstra onde você deve concentrar sua atenção e energia, permitindo que sua equipe colha os benefícios posteriormente.
Você tem outras dicas sobre como melhorar a colaboração em equipe? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!
