Então, como você faz isso (sem piorar as coisas nesse meio tempo)?
Bem, você veio ao lugar certo!
Aqui listamos as melhores etapas a serem tomadas quando você precisar disciplinar um funcionário e ajudá-lo a crescer no local de trabalho.
1. Investigue
Antes de iniciar qualquer ação disciplinar, é importante revisar qualquer evidência contra o funcionário e obter seu próprio veredicto. Por exemplo, se um supervisor está acusando um funcionário de não seguir os protocolos, você precisa estudar suas descobertas e garantir que haja boas causas para ações disciplinares.
Você deve se perguntar quem é o culpado e avaliar se o funcionário fez o melhor que pode na situação em que está. Depois de reunir evidências suficientes, você deve discutir outras ações com o funcionário em questão.
2. Revise a política de funcionários
As políticas dos funcionários existem por um motivo e, depois que um funcionário assina o contrato, significa que ele entendeu o que se espera deles no local de trabalho. Se você souber que o funcionário não está seguindo as regras descritas na política, deixe-o de lado e diga exatamente o que fez de errado. Ao fazer isso, você poderá comunicar o que é esperado deles em situações futuras.
3. Comunique-se claramente sempre
Uma comunicação clara é essencial ao disciplinar um funcionário. Tropeçar em suas palavras e não chegar ao ponto pode confundir o funcionário, além de fazer com que você pareça não profissional.
É melhor abordar as situações de maneira lógica e não emocional e manter a calma o tempo todo (mesmo que o funcionário exponha a voz) e ser assertivo quando necessário. Sua voz deve ser firme e todos os pontos discutidos devem ser lógicos e razoáveis, sem fazer o funcionário sentir remorso.
4. Use métodos correcionais
A melhor abordagem a ser usada antes de adotar procedimentos disciplinares são os métodos correcionais. Em vez de apenas listar o problema e informar ao funcionário a solução, você deve trabalhar em conjunto para encontrar soluções que sejam lógicas e viáveis.
Por exemplo, um funcionário pode não estar cumprindo suas metas porque não foi treinado adequadamente. Nesse caso, você pode definir um plano de treinamento para corrigir o problema antes que ele seja levado adiante.
5. Dê um aviso verbal
Os métodos correcionais acima devem ser entregues na forma de um aviso verbal. Esses tipos de avisos só devem ser executados quando um funcionário infringir as regras da empresa. Ao fazer isso, você mostra que tem fé em seu membro da equipe para fazer algumas alterações para melhorar a si próprio.
Em vez de disciplina progressiva, é essencial ter uma conversa bidirecional - você precisará chegar à raiz do problema e não apenas destacar a questão durante sua discussão.
6. Termine com uma nota positiva
Durante o processo disciplinar, muitos gerentes esquecem de destacar os pontos positivos e encerram a reunião com uma nota negativa, deixando um gosto amargo na boca do funcionário. Portanto, você deve informar ao seu funcionário que está ciente de todo o excelente trabalho que ele fez e evitar qualquer tática assustadora. A disciplina positiva reforça o bom comportamento e motiva seus funcionários a melhorar e melhorar a si mesmos.
7. Dê tempo ao funcionário para falar
Embora você seja o responsável pela reunião, é vital dar tempo ao seu funcionário para falar e compartilhar o lado deles da história. É possível que existam circunstâncias específicas em que você possa nem estar ciente ou por motivos válidos pelos quais seu membro da equipe esteja se comportando dessa maneira.
Esteja aberto ao que eles têm a dizer, mesmo que você já tenha decidido sobre um assunto específico. É importante que o funcionário não sinta que está enfrentando uma ação disciplinar antes mesmo de ter a chance de se defender.
8. Faça em privado
Não há nada pior do que ser envergonhado publicamente na frente de seus colegas.
Como tal, é essencial que todas as discussões sejam realizadas em particular. Isso não apenas protege a privacidade de seus funcionários, mas também protege sua reputação.
Outro ponto a ser lembrado é que você deve iniciar a conversa quando for um bom momento para os dois. Não interrompa o funcionário enquanto ele estiver no meio de uma tarefa; em vez disso, peça para falar com eles em particular quando tiverem alguns minutos de sobra.
9. Acompanhamento por escrito
É necessário acompanhar um e-mail após cada discussão e descrever os fatos de suas conversas, garantindo que você detalhe com precisão o que foi dito e quais são as expectativas futuras. Isso também dá ao funcionário a chance de responder se não concordar totalmente com o seu resumo.
Esse encadeamento de e-mail é necessário se você deseja estabelecer um padrão de baixo desempenho e pode fornecer a prova de que você precisa se desejar prosseguir com um aviso por escrito. Garante a consistência e o cumprimento das regras estabelecidas no manual de funcionários da empresa.
10. Dê um aviso por escrito
Se você ainda não viu nenhuma melhora após sua repreensão verbal, é hora de tomar outras medidas na forma de um aviso por escrito. Como no aviso verbal, você deve realizar uma reunião pessoalmente com o funcionário em questão, onde poderá discutir questões específicas e criar possíveis resultados.
Desta vez, porém, você também acompanhará uma carta de aviso oficial. Essa carta precisará ser assinada pelo funcionário e colocada em sua pasta de RH.
11. Implementar um plano de melhoria
A próxima etapa do processo disciplinar após um aviso por escrito é investir em um plano de melhoria. Isso lhes dá a chance de refletir sobre o que aconteceu e seguir uma estrutura clara para que eles melhorem.
O plano não precisa seguir nenhuma estrutura específica; deve basear-se em etapas lógicas que funcionem tanto para o funcionário quanto para você. Por exemplo, você deve definir metas e uma linha do tempo para essas metas. No final de cada prazo, você deve ter uma reunião com o funcionário para discutir suas melhorias.
12. Emita um aviso final
Se você não viu uma melhoria durante um período definido (idealmente, um mês), é hora de emitir um aviso final. Semelhante ao primeiro aviso escrito, este documento deve descrever os problemas e as etapas adotadas para aprimoramento.
No entanto, é necessário destacar as consequências se não houver mais melhorias em nome do funcionário. Você precisará novamente delinear um novo plano de melhoria e definir outra linha do tempo, especificando que, se não houver progresso, será necessário rescindir o contrato de trabalho.
13. Considere rescisão
Após um período de dois a três meses sem melhora, você provavelmente não terá outra opção a não ser demitir o funcionário ou movê-lo para uma posição mais adequada.
Se você estiver seguindo o caminho de encerramento, é importante agendar uma reunião e garantir que um gerente, assim como um representante de RH, esteja presente. Você também deve dar ao funcionário a opção de trazer sua própria testemunha para a reunião. No final da reunião, você deve entregar a carta de encerramento e descrever as próximas etapas.
Não há regras definidas para rescindir o contrato de um funcionário. Algumas empresas optam por deixar o funcionário sair imediatamente e pagar o aviso prévio, enquanto outras pedem que o aviso seja feito. É melhor identificar a situação ideal para o funcionário e a empresa, facilitando o processo para todos os envolvidos.
A disciplina do funcionário é um processo longo e estressante, mas é um processo que deve ser seguido corretamente para evitar problemas legais que possam surgir mais adiante e também dar ao funcionário uma chance justa de melhorar seu trabalho.
Você já teve alguma situação disciplinar complicada? Nesse caso, participe da conversa abaixo e deixe-nos saber como você os superou.
