Pilares da comunicação eficaz
Um relatório recente da Forbes diz que os gerentes de projeto devem ter habilidade em comunicação verbal e não verbal. Mais especificamente, eles devem poder se comunicar de maneira eficaz por meio de chamadas telefônicas, mensagens instantâneas, ferramentas de colaboração de projetos, como Slack, bate-papo na web, e-mail, videoconferência e pessoalmente. Isso é importante por várias razões, porque mais de 55% da interpretação das mensagens é baseada na linguagem corporal e nas expressões faciais, de acordo com o Dr. John Lund, especialista em comunicação interpessoal e pesquisador. Outros aspectos que influenciam a comunicação incluem tom de voz (37%) e palavras usadas (8%). Ao mesmo tempo, um gerente de projeto deve manter o equilíbrio certo de comunicação interna e externa, especialmente nos casos em que o proprietário do projeto é um cliente. Os gerentes de projeto também devem evitar a comunicação dinâmica, a menos que seja necessário, pois gera incerteza entre os membros do projeto. Além disso, isso poderia fazer com que os membros do projeto mudassem seu foco das tarefas principais para as funções que poderiam ser tratadas com mais eficiência pela equipe que não é do projeto.
Plano de comunicação
Para evitar os problemas discutidos acima, o gerenciamento de projetos deve basear-se em uma estratégia de comunicação pré-planejada. Essa estratégia deve incorporar um ciclo de feedback, bem como definir claramente os canais de comunicação, responsabilidades, funções e hierarquia corretos. Uma estrutura de comunicação adequadamente estruturada evitará gargalos do projeto causados pela incoerência da comunicação.
Para saber mais sobre como a comunicação desempenha um papel fundamental nos resultados do gerenciamento de projetos, confira este infográfico criado pelo programa Online Masters in Project Management da Brandeis University.