Lista de verificação: O que fazer quando um funcionário se demitir

Quando um funcionário pede uma 'conversa rápida' ou 'alguns minutos em privado', geralmente não é uma boa notícia. Eles nervosamente entram no seu escritório e silenciosamente murmuram as palavras 'Estou entregando minha demissão', deixando-o em choque total, pois você não esperava que seu 'funcionário estelar' fugisse e se afastasse. Você pensou que eles estavam nisso há muito tempo - como você estava enganado e cego!

Se você está desapontado ou sente uma sensação de alívio, precisa agir com cuidado quando um funcionário se demitir. Você precisará seguir os procedimentos corretos e tornar a transição o mais suave possível para sua equipe, seu futuro funcionário e você mesmo.

As dicas e a lista de verificação a seguir o ajudarão a lidar com a saída de qualquer funcionário de maneira profissional.

1. Não leve para o lado pessoal

É difícil não levar isso para o lado pessoal quando você cria um forte relacionamento com o membro da sua equipe e valoriza a ética e a opinião de seu trabalho, mas é importante lembrar que não se trata de você, mas de sua progressão na carreira. Por outro lado, poderia muito bem ser por causa de um conflito com outro funcionário. Seja qual for o caso, você descobrirá na entrevista de saída, portanto, não transforme uma situação já estressante em desastrosa. Parabenize o funcionário e deseje a ele sucesso em seu novo cargo.

2. Considere fazer uma contra-oferta

Se você deve ou não fazer uma contraproposta, tudo se resume a 'quão crítica essa pessoa é para você e o quanto de uma interrupção a sua ausência causará', diz Anat Lechner, professor clínico associado de administração e organizações da NYU Stern. . Se eles estão saindo para um trabalho semelhante, que oferece um salário mais alto, vale a pena combinar essa oferta e mantê-la na sua empresa. Você precisará agir com cuidado e avaliar se realmente vale a pena continuar trabalhando ou não - se eles geralmente são positivos, mas se sentem desvalorizados, um balcão pode ser sábio. No entanto, se você ouviu pela videira que eles estão desmotivados e entediados no trabalho, pode ser benéfico deixá-los seguir em frente se não puder oferecer uma promoção a eles.

3. Faça por escrito

O primeiro passo da renúncia de um funcionário geralmente será em pessoa; você precisará garantir isso por escrito e notificar o departamento de RH imediatamente. Verifique se a carta está assinada e se a data de saída está de acordo com o período de aviso prévio. Se um funcionário violar seu contrato e não cumprir o período de aviso completo, o pagamento final será afetado. Se eles quebrarem o contrato, você pode recusar-se a fornecer uma referência, caso seja solicitado no futuro.

4. Decida se deseja que eles trabalhem com o período de aviso completo

Seguindo o ponto anterior, você pode decidir se deseja que seu membro da equipe trabalhe com todo o período de aviso prévio ou se está aberto a fazer um acordo e liberá-lo com antecedência. Você pode achar mais apropriado pagar no lugar de todo ou parte do período de aviso prévio se não desejar que o funcionário tenha acesso a informações confidenciais e se for mais benéfico para a empresa e o departamento. Por outro lado, se o trabalhador é valioso, você pode chegar a um acordo de um período de aviso estendido (se eles concordarem, é claro) para garantir uma transição suave.

5. Concorde com os Termos do Anúncio

É muito provável que os colegas mais próximos do funcionário já saibam sobre sua saída, mas é importante concordar em como o anúncio será comunicado ao restante da equipe. Você deve reunir seu departamento para uma reunião rápida, enviar um e-mail ou permitir que seu funcionário conte às pessoas individualmente? Dependendo do motivo da partida, eles podem se sentir mais à vontade para você divulgar as notícias.

6. Crie um plano de transição

A etapa mais importante que você precisa tomar quando um trabalhador sai é planejar um plano de transição. Você precisa garantir que eles concluam todos os seus projetos, notifique os principais clientes sobre sua partida e forneça uma transferência adequada para sua substituição (se eles chegarem antes de partir ou se o recrutamento tiver sido realizado internamente). Seria melhor que o funcionário elabore sua própria lista de verificação e plano de ação para as últimas 2 a 4 semanas e revise-a para garantir que todos os ângulos estejam sendo cobertos.

Ter uma lista de tarefas finais manterá seu funcionário motivado e incentivado durante as últimas semanas de trabalho e garantirá que todas as pontas soltas estejam atadas antes do corte do bolo de despedida. Será prudente acompanhar o progresso deles durante esse período e garantir que eles estejam no caminho certo na última semana.

7. Avalie seu conhecimento

Antes de um funcionário sair, você precisa garantir que ele não leve informações vitais com ele, especialmente dados e processos que nenhum outro funcionário conhece. Isso não significa verificar suas malas em busca de cópias de contatos ou relatórios financeiros, mas sim descobrir quais habilidades únicas ela possui e que podem ser compartilhadas com seus colegas. Se você não avaliar o conhecimento deles e levá-los a transferi-lo para outros membros da equipe, ele sairá direto pela porta com eles e você não poderá recuperá-lo - afinal, é meio pouco profissional pechinchar um ex-funcionário para obter informações depois de deixar a empresa.

8. Comece a procurar uma substituição

Se você precisar desesperadamente dessa posição, precisará começar a procurar uma substituição imediatamente. Pode ser mais fácil recrutar internamente para que essa função específica seja preenchida, mas você também deve anunciar o trabalho externamente.

Não basta publicar as especificações do trabalho que foram usadas para contratar o funcionário que está deixando; reavalie a posição e inclua outras tarefas que seu membro da equipe assumiu. Também é importante não apenas contratar alguém, porque você está desesperado e, portanto, deve considerar delegar tarefas adicionais entre todos os membros da equipe até que o candidato ideal apareça.

9. Atenha-se às questões legais

Ao lidar com uma demissão, é importante cumprir as leis trabalhistas - o pagamento final geralmente é devido no dia do pagamento seguinte. Dependendo das políticas da empresa, você deve aconselhar o funcionário sobre benefícios, planos de pensão, férias e assistência médica. Verifique a legislação local para garantir a conformidade e mantenha um registro de quando você forneceu o pagamento final ao funcionário, bem como envie o recibo de pagamento final por correio ou e-mail.

10. Realize uma entrevista de saída

As entrevistas de saída geralmente são ignoradas quando os funcionários saem da empresa, mas são cruciais se você deseja descobrir exatamente por que eles estão saindo. Essa discussão deve ser realizada por terceiros e, de preferência, por alguém do departamento de RH - dessa forma eles poderão descobrir quais são os problemas da empresa e o que você pode fazer para melhorar a cultura de outros trabalhadores. Nos casos em que você tem um funcionário problemático, peça a outro colega que participe da reunião e seja uma testemunha para ele e para ele.

11. Obter propriedade da empresa

Certifique-se de obter qualquer propriedade da empresa antes dos funcionários no dia anterior - isso inclui itens como uniformes, crachás, chaves, cartões e telefones ou outros eletrônicos. Desative todos os códigos de construção e acesse dados confidenciais, incluindo suas contas de e-mail.

12. Organize um presente ou festa de despedida

É importante reunir sua equipe no último dia e oferecer um presente de despedida ao funcionário para agradecê-lo por seus esforços e tempo com a empresa e desejar-lhes sorte na próxima posição. Você também pode organizar um bolo e algumas bebidas se o funcionário ainda não tiver providenciado algo fora do horário de trabalho. "Não reconhecer a saída de um funcionário e suas contribuições envia uma mensagem ruim à sua equipe", diz Lechner.

13. Parte em bons termos

A pessoa que sai pode acabar sendo seu concorrente direto ou até mesmo um cliente. De qualquer forma, é importante se separar em bons termos. Se você construiu um bom relacionamento com esse membro da equipe, faça um esforço para manter contato; eles podem acabar trabalhando com você novamente no futuro, se suas novas aventuras não derem certo como eles esperavam.

Pode ser realmente avassalador e estressante quando um funcionário pede demissão de você, especialmente durante o período mais ocupado. Para ajudá-lo a enfrentar a tempestade e manter tudo sob controle, permanecendo em cima de sua entrega, elaboramos esta lista de verificação para download.

Perder um membro vital de sua equipe é difícil, mas como chefe, você deve ter as habilidades e conhecimentos para lidar com isso. É melhor ter um plano de ação para quando esses contratempos surgirem, para que você possa seguir em frente com facilidade e continuar liderando uma equipe forte.

Você já teve que lidar com um funcionário que renunciou inesperadamente? como você lidou com isto? Conte-nos suas experiências na seção de comentários abaixo…

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