Não se trata apenas de pagar funcionários a tempo. Criar um sistema de folha de pagamento forte e de alto desempenho é vital para uma variedade de necessidades comerciais adicionais - cumprindo obrigações fiscais e evitando multas caras de conformidade. É a base sobre a qual as empresas consolidam sua reputação, atraem novos talentos e facilitam o crescimento mês a mês, ano a ano. Sistemas fracos resultam em erros de pagamento - os erros levam a funcionários insatisfeitos e, por fim, clientes e clientes insatisfeitos.
As habilidades dos administradores de folha de pagamento podem fazer uma enorme diferença no desempenho geral - uma equipe qualificada e inspirada inspira confiança, elimina erros e ajuda a aumentar a produtividade. Por outro lado, os elos mais fracos da cadeia têm efeitos complexos em uma infraestrutura mais ampla.
Com isso em mente, qualquer pessoa que considere uma carreira na folha de pagamento deve se perguntar: que habilidades e características devo desenvolver para lidar com as demandas do ambiente moderno da folha de pagamento ...?
1. Conhecimento de conformidade
Uma das principais funções dos administradores de folha de pagamento é garantir que o serviço que eles prestam cumpra uma rede de requisitos de conformidade. Como está intrinsecamente conectado à regulamentação tributária e legal, entender como obter e observar a conformidade contínua é uma habilidade importante. Os requisitos são diferentes em todo o mundo - você deve demonstrar um nível profundo de conhecimento de conformidade para a localidade deles.
2. Fortes habilidades matemáticas e de numeracia
A função exige que você lide com dados numéricos e cálculos complexos com frequência. Portanto, um alto nível de numeracia e uma aptidão para matemática e contabilidade são características importantes para todo o pessoal da folha de pagamento, que precisará fornecer remuneração líquida precisa aos funcionários, fazer deduções legais e enviar relatórios fiscais precisos às autoridades de receita do governo, como o HMRC.
3. Possuir Experiência Profissional
Ter a experiência profissional adequada é extremamente importante. Funções profissionais anteriores informarão as decisões de recrutamento - um candidato que trabalhou para uma empresa de pequeno ou médio porte está pronto para fazer a transição para uma organização maior? O candidato aprecia as necessidades e os desafios exclusivos da organização empregadora?
4. Habilidades de resolução de problemas
A função freqüentemente cria problemas, como erros de cálculo, irregularidades fiscais e problemas de conformidade. Você deve estar preparado para lidar com esses problemas de maneira rápida e eficiente - e antecipar possíveis desafios no futuro. Ao lidar com os problemas únicos que uma organização pode enfrentar, o pensamento criativo pode ser tão importante quanto a capacidade de processar números.
5. Habilidades de comunicação e confiança
As complexidades do processo da folha de pagamento podem torná-lo bastante confuso para os funcionários de outros departamentos. Você terá que interagir com indivíduos em todos os níveis das organizações e explicar o que está fazendo com clareza e confiança. Quando as mudanças afetam seu sistema, os administradores devem poder comunicar como o restante da empresa será impactado.
6. Habilidades de atendimento ao cliente e etiqueta
Você encontrará perguntas de clientes que buscam informações sobre diversos tópicos relacionados a salários - inclusive impostos, previdência social e uma série de deduções periféricas de seus salários. Ao lidar com esse tipo de pergunta, os administradores devem poder observar sempre a etiqueta adequada e oferecer um excelente padrão de atendimento ao cliente.
7. Flexibilidade
O processo da folha de pagamento envolve muitas partes móveis e, por necessidade, um elemento da imprevisibilidade humana. Você deve ser flexível o suficiente para manter um alto padrão de conformidade, além de gerenciar as necessidades profissionais e pessoais dos clientes. Com os prazos chegando, um sistema de folha de pagamento pode precisar se adaptar rapidamente para entregar dentro do prazo.
8. A capacidade de planejar e priorizar
Cada ciclo de pagamento envolverá uma extensa lista de tarefas, com uma hierarquia de importância. Planejar uma abordagem para uma série de prazos de pagamento e impostos será uma parte significativa do seu trabalho. Semanalmente, semana a mês ou mês a mês, os administradores devem poder identificar e abordar as tarefas que precisam de atenção imediata, sem comprometer o sistema que desenvolveram.
9. Habilidades de tomada de decisão
Você pode ser chamado a tomar decisões que afetam um grande número de pessoas ou que têm implicações na infraestrutura comercial mais ampla. Nessas situações, você deve ser capaz de aplicar um cuidadoso processo de pensamento ao que pode ser uma situação difícil e agir decisivamente ao seguir com o curso de ação escolhido.
10. Responsabilidade e Confiabilidade
Os administradores de folha de pagamento assumem uma responsabilidade significativa como parte de sua função, não apenas para clientes individuais, mas para a organização como um todo. Quer atenda a um punhado de funcionários unidos de pequenas empresas ou a milhares de funcionários de uma empresa, você deve ser confiável o suficiente para entregar com precisão, no prazo e dentro dos parâmetros de um espectro de requisitos legais de conformidade.
11. Discrição
Você precisará lidar com dados pessoais sensíveis. Um vazamento de dados pode ser extremamente prejudicial para uma empresa - junto com seus funcionários e clientes. Para garantir que os dados confidenciais sejam protegidos, você deve entender os protocolos de segurança e privacidade de uma organização - e a necessidade crítica de discrição.
12. Habilidades administrativas e atenção aos detalhes
Os novos membros em potencial de uma equipe de folha de pagamento precisarão de várias habilidades administrativas. O conhecimento das funções gerais do escritório, a capacidade organizacional e um alto nível de conhecimento em informática são extremamente úteis. Obter "pequenos detalhes" - como manutenção de registros e manipulação de dados - correto é um passo essencial para alcançar o alto padrão de desempenho da folha de pagamento e conformidade que os empregadores procuram.
13. Proficiência em Software Industrial
Você deve estar familiarizado com uma variedade de plataformas de software. Além do software de escritório padrão, como Microsoft Office e Excel, a experiência com plataformas de folha de pagamento dedicadas, incluindo Sage, Quickbooks e Xero, também é útil. As plataformas de software são frequentemente atualizadas pelos desenvolvedores - os administradores devem estar cientes dos recursos da plataforma que estão usando e ser capazes de identificar pontos fracos e áreas de melhoria.
14. Habilidades de liderança
Pode ser necessário que você assuma o controle de uma equipe, trabalhe em estreita colaboração com outro departamento ou informe outros membros da organização, incluindo membros do conselho e equipe de RH, em uma variedade de questões relacionadas à folha de pagamento. A capacidade de coordenar colegas, clientes e diferentes departamentos é uma parte vital da função do administrador da folha de pagamento.
15. Habilidades de trabalho em equipe
Embora seja uma característica essencial em qualquer ambiente empresarial moderno, a importância da folha de pagamento para o restante da organização torna sua capacidade de trabalhar em equipe especialmente importante. Você precisa desenvolver fortes habilidades interpessoais, manter um comportamento profissional e entender as pressões e prioridades que podem estar afetando outros membros da equipe.
Desenvolvendo suas habilidades ...
Não existem dois sistemas exatamente iguais e, embora as habilidades acima sejam certamente desejáveis em um administrador de folha de pagamento, elas não representam uma lista completa.
Como um profissional em folha de pagamento em potencial que busca uma carreira no campo, você deve ter como objetivo cultivar uma mistura de habilidades que o distinguem como um ativo para as organizações individuais. Desenvolver um entendimento completo da situação que um empregador ou cliente enfrenta faz parte do processo tanto quanto a experiência e o conhecimento que você, como administrador, possui.
Você já pensou em seguir uma carreira nesse campo? Este artigo mudou de idéia para melhor ou para pior? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo…
