A verdade é que não é tão difícil desenvolver essa habilidade transferível e, depois de dominá-la, você poderá passar pelos momentos mais desafiadores e se tornar mais eficiente no processo.
Tudo o que você precisa fazer é fazer alguns ajustes na sua programação normal e listamos as etapas que você precisa seguir para atingir seu objetivo de se organizar melhor.
1. Faça um plano
Sem um planejamento adequado, é provável que certos detalhes caiam nas falhas. Portanto, seja lá o que você estiver trabalhando, é importante dedicar um tempo para descobrir quais ferramentas e recursos são necessários, quanto tempo é necessário para executar a tarefa e qual é a estratégia correta a seguir.
Isso vale para seus objetivos de carreira também. Por exemplo, digamos que você queira uma promoção até o final do ano. Para que isso aconteça, você precisará provar por que merece e que possui todas as habilidades profissionais necessárias - portanto, defina algumas metas alcançáveis para trabalhar e manter-se motivado ao longo do ano.
2. Crie uma lista de tarefas
Faça uma nova lista de tarefas diariamente com todas as coisas que você precisa fazer para o dia (mesmo que seja algo simples como arquivamento ou compra de alimentos). Ao fazer isso, você não esquecerá nada e também se sentirá mais produtivo ao marcar as tarefas que concluir.
Para levar as coisas para o próximo nível, priorize os itens da sua lista de alta para baixa prioridade. Você pode fazer isso codificando cores ou numerando itens para saber quais devem ser preenchidos primeiro. Nessa nota, às vezes é mais fácil preparar sua lista no final do dia para o dia seguinte - dessa forma, você poderá ir direto aos negócios assim que acordar.
3. Faça anotações em reuniões
Se você se encontrar em outra reunião de trabalho chata, pode pensar que não precisa fazer anotações e que simplesmente se lembrará de tudo o que foi discutido. Mas vamos ser honestos: assim que você sai da sala, você esquece instantaneamente qual era o objetivo principal da reunião.
Tomar notas o ajudará a longo prazo, especialmente quando seu chefe o aconselhar sobre instruções para concluir um projeto específico. Dessa forma, você não precisará incomodá-los com perguntas (que provavelmente já foram abordadas na reunião) e poderá efetivamente demonstrar como você é organizado e proativo.
4. Use um diário
Um diário ou calendário anual pode realmente ajudar você a reunir seus pensamentos e a se organizar. Use-o para agendar compromissos, criar um menu semanal de refeições, anotar todas as suas tarefas e alocar horários para cada evento para garantir que você aproveite ao máximo o seu dia. Dito isso, é mais provável que o seu dia não seja exatamente como o planejado (por exemplo, uma mudança de última hora pode surgir e precisará de sua atenção urgente), portanto, reserve um tempo para emergências.
5. Organize seu cérebro
Não é segredo que o estresse no local de trabalho o impedirá de realizar seu trabalho. Você só vai perder tempo desnecessariamente se preocupando com as coisas. É por isso que é importante desorganizar seu cérebro e realizar uma tarefa de cada vez - e não tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo e realizar muito de uma só vez.
Você também pode tentar meditar pela manhã para se livrar de qualquer estresse e pensamentos negativos. De fato, um estudo recente sobre a influência da atenção plena e do estresse no local de trabalho descobriu que, após sete semanas de meditação, os participantes mostraram um aumento maior na consciência.
6. Invista em pastas de armazenamento
É incrível o impacto que algumas peças de papel de carta podem causar à sua psique e à sua organização em geral. Seja na sua casa, sala de aula ou escritório, investir em algumas caixas, pastas e bandejas para separar seus pertences fará com que você se sinta instantaneamente melhor.
7. Rotule seus documentos
Para que ter arquivos novos e brilhantes, se você não sabe o que há neles? Para realmente colher os benefícios de sua mesa ou guarda-roupas recém-organizados, use etiquetas para identificar o que há em cada uma das caixas de armazenamento. Dessa forma, você economizará tempo vasculhando pilhas de papel de rascunho ou caixas de roupas para encontrar os itens necessários.
8. Tenha uma pilha de tarefas e uma pilha de tarefas prontas
Se você estiver lidando com várias tarefas diferentes ao mesmo tempo, manter duas bandejas separadas (uma para tarefas que precisam ser executadas e outra para tarefas que já foram concluídas) pode ser incrivelmente útil. Você pode até separar tarefas na bandeja de 'tarefas' com folhas transparentes, para saber quantas são as ações a serem executadas.
9. Crie seu próprio sistema de arquivamento
Um bom sistema de arquivamento pessoal é essencial para qualquer profissional. Por exemplo, você pode criar arquivos com subpastas e separar seus documentos por categoria: faturas, recibos, anotações médicas, contratos, projetos etc. Dependendo do seu estilo de vida, você terá seu próprio método preferido, seja em papel ou em papel. usando dispositivos eletrônicos.
10. Organize sua área de trabalho
Se você é culpado de ter uma área de trabalho bagunçada, é hora de classificar. Comece a arrastar documentos soltos para pastas categorizadas. Você pode até organizar o sistema no seu servidor compartilhado. Por exemplo, se houver um manual que todos os seus colegas ou colegas de classe sigam, mas os arquivos sejam salvos em todo o lugar, você poderá organizá-los em uma pasta organizada, fácil de localizar para todos.
11. Jogue fora itens desnecessários
Todos somos culpados de acumular itens de que não precisamos, seja um frasco de desodorante vazio na parte de trás do nosso sorteio ou impressões de dois anos atrás.
É hora de se livrar de todo esse lixo desnecessário e ter um espaço de trabalho ou uma casa mais limpa. Aloque-se meia hora no final do dia toda sexta-feira para jogar fora itens desnecessários e se organizar, para que você esteja pronto para começar de novo quando a segunda-feira voltar.
12. Use ferramentas técnicas
Na era digital de hoje, existem milhares de aplicativos projetados para nos ajudar a manter o foco e a organização. Se você preferir usar dispositivos tecnológicos, poderá acessar alguns aplicativos para ajudá-lo a permanecer no caminho certo. Algumas ótimas recomendações incluem o Evernote para suas listas de tarefas, o Beep Me para definir lembretes (apenas iOS), o TripIt para organizar viagens e Last Time para rastrear todas as suas tarefas.
13. Gerencie seu tempo
Ser capaz de gerenciar seu tempo com eficiência é uma das habilidades mais úteis que você pode ter na vida. Se você dedicar um certo tempo para concluir uma de suas tarefas, poderá cortar horas desnecessárias do dia.
Portanto, em vez de reclamar de 'não ter horas suficientes durante o dia', agora você poderá usá-las com sabedoria, garantindo que você complete, se não tudo, a maior parte do que se propõe a fazer.
14. Seja um madrugador
É mais provável que você aproveite melhor o seu dia se acordar cedo. Então, em vez de sair da cama às 8h30, quando você precisa estar no escritório ou na sala de aula às 9h, por que não acorda um pouco mais cedo? Você poderá tomar um bom café da manhã e talvez até fazer um treino rápido. Isso não apenas garantirá que você esteja acordado e cheio de energia, mas também o preparará para o dia seguinte.
15. Aprenda a delegar
Ser capaz de delegar bem é uma habilidade adquirida que muitos profissionais não possuem. Você deve identificar quais habilidades seus contemporâneos têm e como elas podem ser usadas para alcançar os melhores resultados para toda a equipe. Lembre-se: embora você queira fazer tudo sozinho, não será produtivo. Alguém da sua equipe pode ter melhor experiência em lidar com determinadas tarefas, deixando você se concentrar em outros assuntos importantes.
Quais são suas dicas e truques favoritos para se organizar? Participe da conversa abaixo para nos informar…
