Mas, para aumentar a receita e maximizar o sucesso, você precisa do conjunto certo de habilidades e dispositivos para gerenciar uma equipe virtual.
Das ferramentas colaborativas às principais práticas, veja como gerenciar uma equipe virtual de alto desempenho.
1. Crie uma estrutura e um plano
O primeiro passo para gerenciar efetivamente as equipes virtuais é definir um sistema de trabalho em que todos possam aderir, também conhecido como procedimento operacional padrão (SOP). Ao estabelecer padrões e estabelecer o processo de trabalho, os membros da equipe terão uma melhor compreensão de quanto tempo as tarefas devem levar e geralmente terão menos perguntas.
Para padronizar procedimentos e definir regras para todos os funcionários, remotos ou internos, você pode criar um manual para download. Você pode fazer isso tão abrangente ou simples quanto desejar; a idéia é que todos os funcionários sigam o procedimento necessário para concluir seus projetos da maneira mais eficiente e precisa possível.
2. Avançar com compartilhamento de arquivos
O envio de documentos grandes por email pode não apenas fazer com que sua caixa de entrada funcione a uma taxa muito mais lenta que o normal, mas também resultar em informações perdidas na tradução, especialmente quando você está enviando comentários em um formulário separado. Para evitar esses problemas, você pode compartilhar arquivos grandes com os membros da equipe por meio de um serviço baseado em nuvem como o Dropbox.
Os servidores de armazenamento em nuvem oferecem tudo o que o servidor interno faz, mas são mais seguros e fáceis de acessar. Seus arquivos e pastas podem ser organizados da maneira que você quiser. Enquanto isso, o Dropbox também possui um aplicativo para download, para que você possa acessar seus documentos a partir de qualquer dispositivo, o que é perfeito se você estiver trabalhando na estrada e precisar acessar vários arquivos.
3. Envolver-se em vários canais de comunicação
Ao se afastar de um modelo tradicional de local de trabalho, é essencial revisar a parte principal de uma equipe forte: comunicação eficaz. E para aproveitar ao máximo sua equipe, você precisará acessar as principais ferramentas de comunicação disponíveis no mercado.
A primeira ferramenta essencial que você precisa ao gerenciar funcionários remotos é um sistema de bate-papo seguro que permite mensagens instantâneas e ligações com colegas com o clique de um botão. Essas ferramentas são usadas em escritórios em todo o mundo e fornecem aos funcionários uma plataforma para conversar sobre o refrigerador de água, fazer perguntas rápidas e compartilhar arquivos entre si.
Enquanto isso, você não pode simplesmente pedir a alguém que puxe uma cadeira ao seu lado para mostrar o processo de trabalho ao trabalhar remotamente. Com as ferramentas de compartilhamento de vídeo, por outro lado, você pode efetivamente fazer a mesma coisa! O Skype, por exemplo, permite que você faça chamadas de vídeo com as pessoas enquanto compartilha sua tela com elas para que elas possam ver o que você está fazendo. Alguns podem argumentar que isso é ainda melhor do que o treinamento presencial, mas deixaremos você julgar isso!
4. Toque no software de gerenciamento de projetos
Quando muitos membros de uma equipe estão colaborando em um único projeto, o uso do software de gerenciamento de projetos é essencial. Isso efetivamente permite rastrear processos, inserir dados e se comunicar com sua equipe, além de melhorar a colaboração entre os membros da equipe.
De fato, existem centenas de ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado que podem ajudá-lo a otimizar um projeto e trabalhar para o mesmo objetivo final, do Trello ao MindMeister.
5. Construa uma cultura de empresa remota
Criar uma cultura da empresa pode parecer um assunto um tanto complicado quando todos os seus funcionários não estão trabalhando sob o mesmo teto e não têm contato direto diariamente. Mas tendo dito isso, não é impossível! Com o poder da Internet, você pode ver seus colegas usando software de vídeo ou gravando clipes curtos para enviar aos seus colegas de trabalho por meio de um sistema integrado.
Você também pode organizar um evento (se todos os seus funcionários estiverem no mesmo país) para que eles possam se encontrar e criar um vínculo mais forte ao trabalharem juntos diariamente. Ao fazer isso, seus funcionários remotos terão experiências compartilhadas que ajudarão a construir sua confiança e entendimento um com o outro.
Como alternativa, você pode organizar conversas frequentes por meio de uma ligação em grupo ou bate-papo quando todo mundo estiver relaxando durante o dia na sexta-feira à tarde!
6. Estabelecer horas de trabalho definidas
Se você tiver funcionários nos quatro cantos do mundo, provavelmente terá pessoas diferentes trabalhando dia e noite. No entanto, é importante tentar estabelecer horários de trabalho específicos para vários membros da equipe, garantindo que haja sempre um cruzamento entre pelo menos duas equipes trabalhando juntas ao mesmo tempo.
Isso reduzirá essencialmente o tempo de resposta dos projetos se duas ou mais pessoas que colaboram estiverem online ao mesmo tempo. Isso não significa necessariamente que o horário de trabalho deva ser definido, mas você deve chegar a algum tipo de acordo para que eles possam se apoiar durante um dia útil.
7. Crie um sistema combinado de calendário
Para ajudar a identificar o horário de trabalho e os horários dos membros da equipe, considere usar um calendário colaborativo que possa ser acessado por todos os membros da equipe (com direitos limitados, é claro - você não deseja que eles editem seus próprios turnos!). Você pode organizar calendários diferentes para diferentes tópicos (por exemplo, horário de trabalho, férias anuais etc.) ou listar todos os eventos em uma única programação e usar um sistema de código de cores para diferenciar os tópicos.
Essa também é uma excelente oportunidade para agendar reuniões, sessões de treinamento e outros eventos que serão úteis para seus funcionários.
8. Contrate uma equipe de auto-motivadores
Os grandes trabalhadores remotos precisam ser motivados e motivados, e encontrar essas pessoas pode ser complicado, para dizer o mínimo. Mas, para administrar um negócio bem-sucedido, você precisa identificar se eles podem ficar sozinhos por horas e produzir um trabalho de alta qualidade.
Não apenas devem ser motivados, mas também precisam ter excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal para garantir que não haja mal-entendidos. Além disso, eles também devem ser bons na solução de problemas e ser organizados com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo.
9. Seja criativo com a ligação em equipe
Ao trabalhar virtualmente, pode ser necessário muito mais esforço para formar uma cultura e um "espírito de equipe", mas é essencial que as pessoas criem um vínculo. Os funcionários precisam saber que todos estão trabalhando para atingir uma meta final e fazem parte de uma imagem maior, em vez de apenas trabalharem sozinhos.
Você pode criar uma verdadeira sensação de equipe interagindo com os funcionários por meio de videochamadas, enviando-lhes presentes e mensagens pessoais de aniversário e se comunicando com eles fora do horário de trabalho por meio de mídias sociais e outros meios de comunicação.
10. Estabeleça metas e limites
Uma boa maneira de manter os funcionários remotos envolvidos é estabelecer metas e recompensá-los por suas realizações. Por exemplo, se seu funcionário remoto for um representante de atendimento ao cliente, você poderá recompensá-lo com um cartão-presente para sua loja favorita, se atingir ou exceder metas específicas.
Por outro lado, você também deve criar limites. Por exemplo, os funcionários devem trabalhar no mínimo seis horas por dia. Se eles trabalharem durante esse período, serão pagos a cada hora.
11. Forme uma equipe de líderes
Uma equipe virtual deve, essencialmente, ser um grupo de líderes que podem gerenciar suas próprias cargas de trabalho sem precisar de nenhuma ajuda. Cada pessoa deve ser responsável por um conjunto de tarefas e precisará liderar suas tarefas diárias com base no trabalho que lhes é dado.
Enquanto eles estiverem trabalhando como parte de uma equipe, eles também devem mostrar a capacidade de liderar de uma maneira ou de outra, seja designado como gerente de projeto de uma determinada tarefa ou responsável por uma seção específica de um projeto.
12. Agende reuniões freqüentes
Para obter um sentimento de união da equipe, você deve organizar reuniões regulares, tanto individualmente quanto em equipe. A frequência dessas reuniões se resume ao seu horário de trabalho, mas você deve procurar uma equipe inteira uma vez por semana para garantir que todos estejam na mesma página. Enquanto isso, não exagere: muitas reuniões podem fazer mais mal do que bem!
Isso não é apenas eficaz para o vínculo da equipe, mas também incentiva o brainstorming e a criatividade entre os membros da equipe, além de criar confiança nas equipes remotas. Também pode reduzir os níveis de estresse, lembrando aos funcionários remotos que eles têm uma rede de segurança e uma unidade para consultar.
Como o local de trabalho não está mais restrito a um único escritório, é essencial que você adapte e desenvolva suas habilidades para gerenciar os funcionários do outro lado da lagoa. Para garantir que você esteja ampliando e construindo um negócio sólido, é necessário manter seus funcionários remotos engajados e motivados, e essas estratégias-chave de gerenciamento podem ajudá-lo a conseguir exatamente isso!
Você já conseguiu uma força de trabalho remota abaixo? Quais desafios e surpresas você se deparou? Talvez você queira compartilhar suas próprias dicas e conselhos sobre como criar e gerenciar uma equipe virtual? Participe da conversa na seção de comentários abaixo e informe-nos!
