Mas é inevitável que você seja esmagado pelo peso do projeto?
Não, se você empregar os melhores truques e executar a estratégia certa, adaptada às necessidades específicas e únicas da empresa.
Aqui estão 10 dicas de gerenciamento de projetos que todo gerente novo (e experiente) precisa conhecer.
1. Estabelecer as expectativas da organização
Antes de iniciar um grande projeto, você pode ajudar a empresa a estabelecer expectativas realistas, uma série de etapas para garantir que a equipe conclua o projeto no prazo e no orçamento. Ao fazer isso, a organização pode garantir uma vantagem sustentável sobre os concorrentes do setor e consagrar essa estratégia no planejamento de longo prazo.
A questão principal é: como você descobre o que é uma expectativa baseada na realidade?
É aqui que suas habilidades de gerenciamento de projetos se desenvolvem, porque agora você pode implementar vários métodos:
- contrate e retenha o talento certo com as habilidades apropriadas
- tirar proveito das soluções tecnológicas
- experimente o gerenciamento da realização de benefícios
- aceite procedimentos ágeis (veja abaixo)
- conectar a preparação da estratégia à execução do gerenciamento.
Dependendo da sua posição na empresa, você também pode recomendar o Enterprise Project Management, ou EPMO. Essa é uma ferramenta de negócios centralizada que preenche a lacuna entre estratégia e empresa, utilizando uma gama diversificada de mecanismos de suporte para governança corporativa e gerenciamento de portfólio de projetos.
2. Definir marcos críticos
Todo projeto é definido por momentos, uma série de práticas ágeis que eventualmente levarão a um produto acabado. Não importa em que tipo de empreendimento você esteja trabalhando, a coisa toda será deliciosamente baseada em duas coisas: as principais fases e as sub-fases.
As fases primárias consistirão em iniciar, planejar, executar e fechar. As sub-fases são as pequenas coisas que você coordena com sua equipe, desde a compreensão das necessidades dos clientes até a compilação de dados e a escrita de documentos técnicos. Essa é a personificação do gerenciamento de projetos bem-sucedido.
Anote cada marco importante, pois servirá como um indicador eficaz se você e sua equipe estiverem obtendo sucesso.
3. Estude os pontos mais delicados dos projetos
A única maneira de construir uma casa é se houver uma base sólida. O mesmo vale para o planejamento do projeto; sem estudar meticulosamente os pontos mais delicados, você não produzirá um projeto sólido. Como uma casa sem uma base estelar, seu projeto irá oscilar, afundar e implodir inevitavelmente.
Portanto, para garantir que o planejamento seja eficaz, você deve incorporar esses truques ao seu gerenciamento:
- definir os objetivos dos clientes
- delinear o objetivo da empresa
- identificar as partes interessadas no projeto
- entender quais são seus interesses
- conhecer suas expectativas do começo ao fim.
Mais uma coisa: uma estratégia de projeto detalhada deve incluir os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe. O que nos leva ao próximo ponto.
4. Identifique os pontos fortes e fracos dos membros da equipe
Como diz o ditado, você é a empresa que mantém. Esse ditado antigo ainda se aplica à administração!
As empresas sobrevivem e prosperam, mostrando os pontos fortes de seus funcionários e ocultando suas fraquezas. Você precisa adotar a mesma mentalidade ao delegar atribuições, tarefas e responsabilidades.
Semelhante à análise do beisebol, os gerentes, antes de um jogo, determinam quem se destaca em quê e contra quem. Bem, coloque seu boné e veja onde Sally, o engenheiro, Johnny, o linguista, Billy, o assistente técnico e Susie, a trituradora de números, se encaixam em seus planos.
Dica: esses apelidos devem dizer tudo o que você precisa saber!
5. Manter ampla comunicação
Comunicação, comunicação, comunicação. Essa é uma habilidade profissional que muitos estão faltando no mercado de trabalho ultracompetitivo e feroz de hoje.
Para gerenciar um projeto sem problemas, você precisa de uma comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas: clientes, partes interessadas, membros da equipe e gerentes de projeto. Se houver um problema na área de comunicação, haverá ataques de lados opostos, questões de 'Bem, você não me disse isso!' ou 'Sim, bem, você deveria ter me dito!'.
Por fim, as linhas de comunicação devem sempre estar abertas, empregadas constantemente e prontas para uso.
Então, como você garante que a comunicação esteja funcionando corretamente? Aqui estão algumas dicas:
- escrever relatórios de status do projeto, mantendo todos na mesma página sobre novos desenvolvimentos
- realizar reuniões gerais de comunicação no início e no final de cada semana de trabalho
- manter uma política de portas abertas para permitir que qualquer pessoa com dúvidas ou preocupações fale livremente
- abandone a "base que você precisa conhecer", porque é provável que você esqueça o que ele constitui.
A comunicação ineficaz geralmente resulta em falhas do projeto, envios atrasados e talvez exceder os limites do orçamento.
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Se inscrever6. Motive sua equipe
Um atributo da boa administração é liderança.
O que é uma boa liderança? Por um lado, a capacidade de motivar seus subordinados. Isso pode ser algo difícil de alcançar, porque nem todos são motivados pelas mesmas palavras, expressões físicas, objetivos e idéias corporativas. É seu papel abandonar a abordagem do tamanho único e adaptar seu estilo de gerenciamento a cada pessoa a bordo.
Aqui estão algumas ideias para considerar:
- demonstre apreço por seus funcionários com festas em escritórios, cartões-presente, concursos e elogios verbais
- oferecer oportunidades para aumentar suas habilidades e avançar na empresa
- comunicar-se honestamente e regularmente; funcionários odeiam estar no escuro e jogar o jogo de adivinhação
- promover relações entre executivos seniores e trabalhadores iniciantes
- incentivar a independência e oferecer aos trabalhadores a opção de autogerenciar.
7. Empregar habilidades de gerenciamento de orçamento
O seu projeto progredirá, avançará para a próxima etapa e será concluído? Você quer dizer 'sim', mas isso depende do orçamento.
Certamente, uma grande corporação multinacional terá imensos recursos para realizar um projeto. No entanto, a maioria das empresas - grandes e pequenas - aperta o cinto e opera dentro dos limites de uma quantia finita de dólares [ou insira a moeda de sua escolha aqui]. Isso pode exercer muita pressão sobre o gerente de projeto e corromper tudo o que ele ou ela planejou namorar.
Precisa, no entanto? Não. Desde que você implemente essas cinco ferramentas, você pode permanecer no controle:
- sempre considere os custos de ataques espontâneos ou surpresas
- compreender o que as partes interessadas realmente precisam e querem
- garantir que todos sejam responsabilizados, bem como informados sobre quaisquer alterações
- desenvolver indicadores-chave de desempenho (KPIs) que aspirem a atingir metas de longo prazo
- quando necessário, revise, revisite e revise.
Lembre-se: se você gerenciar os centavos, os dólares seguirão.
8. Mantenha as reuniões organizadas e focadas
Muita imprensa negativa cercou a reunião. É consensual que a Reunião seja uma perda de tempo e quem lidera esses prisioneiros de guerra gosta de se ouvir falar e gritar banalidades por uma ou duas horas.
Mas por que jogar o bebê com a água do banho? Não é tanto que a Reunião seja ruim para os negócios; é que não é utilizado corretamente.
Como gerente de projeto, ocupado demais para pronunciar clichês - dando 110% de mudança de paradigma e pensando fora da caixa -, você deseja que suas reuniões sejam aprofundadas, mas diretas. Isso também se vincula ao ponto anterior sobre comunicação.
O objetivo de cada reunião é ter alguns tópicos para discutir, que podem ser alcançados mantendo-se organizado e focado. No final desta reunião de 45 minutos, uma pergunta deve ser feita: todos sabem do que se tratava esta reunião?
9. Use ferramentas de software
O cachorro não é mais o melhor amigo do homem. É tecnologia.
O mundo dos negócios fez um trabalho incrível, adaptando-se às mudanças nas condições, avançando nas ferramentas digitais e maximizando essas oportunidades para maximizar o lucro. Obviamente, existem alguns discrepantes, mas a maioria das empresas está utilizando o melhor e mais recente hardware e software para fazer o trabalho.
Você, como gerente de projeto, também pode fazê-lo.
Existe um monte de software por aí que pode complementar seu estilo de gerenciamento. O melhor programa é algo que combina colaboração, gerenciamento de tempo, comunicação, planejamento e compartilhamento de documentos em um único ecossistema.
Não sabe o que usar? Aqui estão algumas sugestões econômicas (gratuitas com uma opção de atualização) e com uma ampla variedade de benefícios de software:
- Trello
- Slack
- Campo de base
- Wrike
- Podio
10. Realize uma revisão quando terminar
No final, é importante realizar uma revisão exaustiva do projeto. Não estamos apenas falando sobre ler atentamente o produto final e garantir que todos os objetivos, necessidades e tarefas sejam concluídos. Em vez disso, você precisará examinar todas as fases, avaliar cada sub-fase e executar a introspecção de suas habilidades de gerenciamento de projetos (elas eram as melhores que podiam ser ou há espaço para melhorias?).
Ao revisar o início, o planejamento, a execução e o fechamento, você pode melhorar algo, manter sua eficácia ou estabelecer o melhor curso de ação.
E sabe de uma coisa? Esta é a melhor ferramenta de aprendizagem de todas.
Especialistas compararam os gerentes de projeto aos condutores clássicos. O diretor da orquestra orienta todos os violinistas, violoncelistas e trombones a seguir e executar todas as notas em uma partitura detalhada. O gerente de projeto terá o peso do mundo em seus ombros, mas esse tipo de pressão é o que fará ou interromper uma carreira.
Você será como Ícaro e ascenderá aos céus apenas para ver suas asas explodirem por causa do sol? Ou você será a Nike, a deusa grega, e será a personificação do sucesso?
Que outras dicas de gerenciamento de projetos você gostaria de compartilhar conosco? Participe da conversa abaixo!
